CICLO PDCA: UMA FERRAMENTA PARA OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS
No mundo empresarial, tudo precisa ser realizado da melhor maneira e no menor tempo possível, tanto em pequenos projetos, quanto nos de maiores proporções. Uma das principais ferramentas muito utilizada quando se fala em otimização de processos, é o ciclo PDCA, o qual auxilia na resolução de problemas, tomada de decisões e alcance de metas.
Cada letra no nome dessa ferramenta é uma ação, tendo em vista que a palavra é escrita em inglês e suas letras significam, respectivamente: PLAN (Planejar), DO (Executar), CHECK (Verificar), e ACT (Agir). É chamada de ciclo pois sugere que essas ações sejam repetidas ao final, caso seja necessário, funcionando de maneira dinâmica. O processo pode ser sempre reanalisado, e o estudo de novos processos também pode ser iniciado. A descrição de cada etapa está abaixo:
PLAN (Planejar): nessa primeira etapa, será definido o que será feito e os responsáveis, por meio de conversas entre a equipe, elaborando planos de ação e indicadores para mensurar o desempenho do planejamento (clique aqui para ler sobre plano de ação).
DO (Executar): agora é hora de colocar em prática o que foi proposto no planejamento. Siga o planejamento, pois ele auxilia na execução além de possibilitar a visualização do que foi pensado ao que realmente é necessário, registrando para ajudar na próxima etapa.
CHECK (Verificar): utilizando os registros da execução, verifique os resultados esperados e quais foram os obtidos, e seus impactos para atingir a resolução do problema.
ACT (Agir): Concluída as etapas anteriores, defina um novo plano de ação com base nas análises feitas para corrigir o processo e promover as melhorias necessárias, e gire o ciclo novamente, como ilustrado na figura abaixo.
Figura 1: Ciclo PDCA
Na definição de Campos, “O PDCA é um método de gerenciamento de processos ou de sistemas. É o caminho para se atingirem as metas atribuídas aos produtos dos sistemas empresariais”. Ou seja, o ciclo PDCA busca a excelência dos processos, tendo por foco principalmente a gestão da qualidade. Durante a utilização dessa ferramenta, definir o que será realizado em cada etapa é função do gestor, podendo ser executado em partes mais complexas ou mais simples, entretanto, para obter melhores resultados é sugerido concluir cada etapa.
O PDCA além de muito utilizado em empresas, pode ser incluído na organização da rotina pessoal, auxiliando na resolução de um problema que não tenha uma solução tão visível, além de que, ajustes em sua estrutura podem ser efetuados, com o objetivo de adequar o ciclo a cada situação.
Por fim, existem diversas maneiras de solucionar problemas dentro da era dos negócios, mas buscar por ferramentas para atingir a qualidade máxima sempre serão um diferencial, que é o que toda empresa procura, e para isso, o ciclo PDCA se mostra como uma opção historicamente eficaz.
